W sektorze medycznym, prawnym, finansowym czy administracyjnym każda kartka dokumentu może zawierać dane, których ujawnienie niesie poważne konsekwencje — prawne, wizerunkowe, a czasem nawet osobiste. Dlatego utylizacja dokumentów musi być tu procesem przemyślanym, bezpiecznym. Czy na pewno znasz przepisy w tym zakresie? Czytaj dalej i dowiedz się, jak działać w ramach prawa i nie narażać się na kary.
Niszczenie dokumentów zawierających dane wrażliwe – wymagający proces
Dane wrażliwe, takie jak stan zdrowia, pochodzenie, przekonania religijne, czy przynależność do związków zawodowych, mają bardzo delikatny charakter. Ich ujawnienie mogłoby mieć poważne konsekwencje dla osoby, której dotyczą, np. narazić ją na dyskryminację. To jeden z powodów, dla którego Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) stawia restrykcyjne warunki ich utylizacji.
Zgodnie z przepisami, należy przede wszystkim zadbać o utylizowanie dokumentów w sposób, który gwarantuje ich całkowite i nieodwracalne zniszczenie. Chodzi o to, aby nie dało się odtworzyć zawartych w nich informacji. Gwarantuje to uniknięcie ryzyka ich wycieku.
To oznacza, że utylizacja nie może się odbyć poprzez ręczne podarcie lub pocięcie dokumentów, czy zlikwidowanie z wykorzystaniem zwykłej niszczarki. Obowiązkiem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa na każdym etapie niszczenia. Oznacza to konieczność zastosowanie niszczarki o klasie minimum P-4 lub wyższej. Takie urządzenie tnie dokumenty na paski, których powierzchnia nie przekracza 160 mm2. Są one na tyle małe, że nie da się odtworzyć na ich podstawie żadnych informacji.
Utylizacja dokumentów wrażliwych – jak zrobić to w zgodzie z RODO?
Sprostanie wszystkim wymogom na własną rękę jest ogromnym wyzwaniem zarówno finansowym, jak i czasowym. Dlatego coraz więcej firm powierza niszczenie i utylizację dokumentów zewnętrznym usługodawcom. Jeżeli interesuje Cię profesjonalna utylizacja dokumentów Oleśnica, rozważ skorzystanie z oferty Destroy — firmy z ponad 20-letnim doświadczeniem.
Destroy odbiera dokumenty bezpośrednio z Twojej siedziby, wykorzystując do tego specjalne, zamykane pojemniki, które zabezpieczają dane przed dostępem osób nieuprawnionych. Cały transport odbywa się pojazdami wyposażonymi w system GPS, co umożliwia pełny monitoring trasy i czasu przejazdu.
Dokumenty są niszczone przy pomocy nowoczesnych niszczarek przemysłowych, a powstały materiał trafia do dalszej utylizacji i recyklingu. Po zakończeniu całego procesu otrzymujesz certyfikat zniszczenia – formalny dowód, że dokumenty zostały zutylizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Powierz już dziś dokumenty swojej firmie profesjonalistom i zyskaj więcej czasu na rozwój swojego biznesu!
